Sou Sindico e Agora

Primeiramente alerto que é de fundamental a leitura da Convenção de Condomínio a qual é soberana e determina todas as normas a serem cumpridas.
Administrar condomínios não é tarefa fácil, também não é preciso curso superior em administração para desempenhar a função. Os primeiros procedimentos para uma boa gestão são:

1- REGISTRAR A ATA QUE O ELEGEU COMO SÍNDICO NO CARTÓRIO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS.

  • Antes do registro da Ata de elição do novo síndico, o documento deve ser constar informações essenciais como: o nome e a indentificação completa do novo Síndico, o número do apartamento, o período previsto da gestão conforme, o valor remuneração(pró-labore e/ou insenção da taxa de condomínio). Fazer menção a Lei 4.591/64 e a Convenção do Condomínio, referente a competência do Síndico também é uma opção, pois as referidas legislações traçam as diretrizes a serem seguidas pelo novo administrador;
  • Para registro em cartório, a ata deve conter a assinatura do Presidente e Secretário da Assembléia, estando anexado a Lista de presença da reunião;
  • É tambem nescessário reproduzir o documento em 03 (três) vias, sendo que uma cópia ficará no cartório, uma cópia será encaminhada ao banco e uma via será anexada ao livro de Atas do condomínio.

2- APRESENTAR A ATA REGISTRADA NO BANCO PARA A ALTERAÇÃO DAS SENHAS E ASSINATURAS DO CARTÃO;

  • Após o registro da Ata, o novo síndico deverá dirigir-se a agência bancária que Condomínio é correntista e apresentá-la ao funcionário competente. Também deve ser apresentos os documentos pessoais do síndico, sendo copia e original da Carteira de Identidade, CPF, e comprovante de residência. Em alguns bancos, é também exigido o Comprovante de renda. A partir da apresentação dos documentos, o banco tomará algumas providências, como o preenchimento do formulário necessário, a mudança das senhas de acesso as contas, e a assinatura do cartão de autógrafo para a assinatura dos cheques.

3 – EMITIR EXTRATO BANCÁRIO PARA CONFERÊNCIA DE SALDOS, CONFORME APRESENTADO NA PRESTAÇÃO DE CONTAS NA ASSEMBLÉIA;

  • Após os procedimentos necessários na instituição bancária, é prudente que o síndico retire o extrato para a verificação dos saldos do condomínio. Em havendo divergências entre a prestação de contas do síndico anterior e os saldos bancários, uma correspondência deverá ser encaminhada ao novo conselho fiscal e ao síndico anterior para os esclarecimentos necessários, e caso haja necessidade deverá ser marcada uma nova assembléia para a retificação dos saldos;

4 – RECEBER DO SÍNDICO ANTERIOR, ATRAVÉS DE PROTOCOLO, TODA A DOCUMENTAÇÃO PERTINENTE AO CONDOMÍNIO:

  • Na transição, o novo síndico deverá receber do síndico anterior toda a documentação do condomínio, como o original da Convenção do Condomínio, Regimento Interno, Livro de Atas, todos os Demonstrativos Financeiros, Contratos firmados em nome do condomínio, as chaves das dependências do condomínio, os registros de manutenção dos equipamentos e áreas comuns do condomínio, além dos bens. Vale lembrar que todos os itens citados acima devem ser entregues sob protocolo, no intuito de trazer segurança tanto para o ex-síndico como para o novo síndico.

5 – ENVIAR UMA CÓPIA DA ATA PARA CADA CONDÔMINO, ASSIM COMO IMOBILIÁRIAS QUE ADMINISTRAM OUTRAS UNIDADES EM SEU CONDOMÍNIO:

  • O parágrafo 2º do artigo 24 do capítulo VII da Lei 4.591, determina que “O síndico, nos oito dias subseqüentes à assembléia, comunicará aos condôminos o que tiver sido deliberado, inclusive no tocante à previsão orçamentária, o rateio das despesas, e promoverá a arrecadação, tudo na forma que a Convenção previr.”. Neste caso, o síndico deverá comunicar a todos os condôminos os assuntos deliberado na assembléia. Aconselhamos o envio de uma cópia da Ata para cada condômino, já com o registro em cartório, pois o documento descreve todos os procedimentos deliberados em assembléia. Nos casos em que existam unidades locadas, utiliza-se o mesmo critério do poder discricionário, sendo que, a obrigatoriedade do síndico é de entregar os documentos nas unidades do condomínio sob protocolo, cabendo nessa situação aos locatários, encaminhar ao proprietário os documentos necessários. Em muitas situações, o próprio contrato de locação contempla a responsabilidade do locatário de entregar ao locador todas as correspondências necessárias.

6 – VERIFICAR CONTRATOS DAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇO AO CONDOMÍNIO:

  • Após a entrega de todos os documentos ao novo síndico, é prudente que o mesmo verifique quais os contratos vigentes no condomínio. Devem ser observados principalmente o objeto do contrato, os prazos e valores pactuados. Também deve ser verificado se existe alguma pendência entre o condomínio e o contratado para que não haja surpresas posteriores.

7 – COMPARECER AO ESCRITÓRIO DE ASSESSORIA PORTANDO A ATA DE ELEIÇÃO, PARA ALTERAR O RESPONSÁVEL PELO CONDOMÍNIO E CONHECER A EQUIPE COM QUEM IRÁ TRABALHAR:

  • Um bom escritório de assessoria, é mais do que uma contabilidade ou um departamento de cobrança, é um “pára-raios” do síndico. Tal expressão tem como base de que a assessoria deve ser prestada a fim de auxiliar ao síndico em todas as questões que envolvam o Condomínio. Para isso é necessário que o síndico tenha conhecimento dos profissionais que o auxiliarão durante o seu mandato. É prudente uma visita ao escritório de assessoria a fim de conhecer a estrutura e a capacidade técnica daquele que será seu auxiliador. Quando um escritório de assessoria não está preparado para gerir as necessidades do condomínio, o síndico sofre as conseqüências, que também refletem em seu mandato.

8 – ALTERAR O RESPONSÁVEL PELO CNPJ JUNTO A RECEITA FEDERAL

  • Em se tratando de Pessoa Jurídica de Fato, todo condomínio obrigatoriamente deve ser inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. O CNPJ é o cadastro administrado pela Receita Federal do Brasil que registra as informações cadastrais das pessoas jurídicas e de algumas entidades não caracterizadas como tais. Dentre os documentos necessários para tal inscrição, estão os documentos pessoais do Síndico, conforme descreve a Instrução Normativa (IN RFB n° 748/2007, de 28 de junho de 2007(DOU de 02/07/2007)). Amesma Instrução, descreve o indeferimento da inscrição sendo que, caso o CPF do sindico esteja irregular, a mesma não poderá ser realizada.

9 – REQUERER AO ESCRITÓRIO DE ASSESSORIA, PESQUISA JUNTO AO INSS, CAIXA ECONÔMICA FEDERAL (FGTS), SECRETARIA DE FINANÇAS E SECRETARIA DA FAZENDA.

  • Na transição de administração, assim como a conta bancária, outros itens devem ser verificados como a situação do funcionário em caso de contratação direta. A responsabilidade junto ao funcionário, é do condomínio, independente de quem seja o síndico, porém é prudente que ao assumir o condomínio, o novo síndico busque informações sobre os encargos sociais, a fim de não ter surpresas desagradáveis em sua gestão. Caso haja dívidas junto aos Órgãos competentes, a mesma deverá ser apurada e consecutivamente deverá ser marcada uma assembléia a fim de divulgar as pendências e buscar solução para a dívida.

10 – VERIFICAR A DATA DAS FÉRIAS DOS EMPREGADOS:

  • Como descrito no item anterior, as informações relacionadas ao funcionário deverão ter uma atenção especial, tendo em vista a responsabilidade do condomínio para com o mesmo. Em relação às férias, deve ser verificado o aproveitamento do benefício em tempo hábil pelo funcionário, conforme o Art. 134 do DECRETO-LEI N° 1.535, DE 15 DE ABRIL DE 1977 “As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período nos 12 (doze) meses subseqüentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito.”. Caso o tempo seja desrespeitado, ocasionará a situação conforme o artigo Art.137 “Sempre que as férias forem concedidas após o prazo de que trata o art. 134, o empregador pagará em dobro a respectiva remuneração”.

11 – VERIFICAR A DATA DE VENCIMENTO DO SEGURO OBRIGATÓRIO E QUAIS OS ITENS A ASSEGURAR:

  • É dever do administrador de um condomínio, conforme previsto no novo Código Civil, (art. 1.346), a contratação de seguros que cubram danos à estrutura do prédio contra incêndio ou destruição, total ou parcial. Além disso, existem seguros opcionais que cobrem desde sinistros envolvendo automóveis, elevadores e até casos de má administração não intencional de pessoal. Coberturas opcionais são todas as que não se referem à estrutura da edificação e devem ser aprovadas em assembléia.
  • Para a contratação do seguro obrigatório, não há necessidade de aprovação por assembléia, ao contrário das coberturas opcionais. Os seguros devem ser computados como despesa ordinária, de acordo Novo Código Civil. Todos os seguros prevêem a participação do condomínio como um todo indivisível. Todas as unidades são incluídas e devem colaborar de acordo com as frações ideais correspondentes.

12 – REUNIR-SE COM O NOVO CONSELHO FISCAL PARA PAUTAR AS NOVAS REGRAS DA ADMINISTRAÇÃO DO CONDOMÍNIO E CASO NÃO TENHA SIDO ESCOLHIDO EM ASSEMBLÉIA O PRESIDENTE DO CONSELHO FISCAL ELEGER-SE-Á NESTA REUNIÃO:

  • É prudente que o síndico, ao assumir suas funções, trace diretrizes para sua gestão. A finalidade principal do conselho fiscal é a de fiscalizar as atitudes financeiras do síndico perante o condomínio. Porém nada o impede de acompanhar a rotina administrativa do condomínio. O síndico deve sempre pautar pela transparência e pela ética, contanto com o auxilio do conselho fiscal. Uma decisão arbitrária e inconseqüente do Síndico pode desestabilizar por completo sua gestão, já com a notação do conselho fiscal, tal atitude pode ser desmotivada, uma vez que duas ou três cabeças pensam melhor do que uma.

13 – VERIFICAR NO LIVRO DE OCORRÊNCIAS SE HOUVE ALGUM REGISTRO DE RECLAMAÇÃO OU SUGESTÃO E NÃO DEIXAR DE RESPONDER POR ESCRITO:

  • Existe uma visão errônea de que o síndico é empregado do condomínio e consequentemente dos condôminos. Isso ocorre pelo fato de que alguns síndicos recebem remuneração (pró-labore) e/ou tenha algum outro benefício como a isenção da taxa ordinária. Nesse sentido, alguns condôminos se acham no direito de bater a porta do síndico, independente do horário, para reclamar, ou para pedir providências quanto ao seu visinho que está fazendo muito barulho. Uma das soluções encontradas para diminuir o incômodo causado ao síndico diante das ocorrências é a da implantação do Livro de Ocorrências do condomínio. O livro tem como objetivo a formalização das reclamações dos condôminos e o respaldo do síndico, tendo em vista que o síndico deverá agir se motivado, e dependendo da gravidade da situação. Da mesma forma que o condômino formalize sua situação no Livro de Ocorrências, o síndico deverá respondê-lo também utilizando o Livro, uma vez que depois de formalizado o pleito pelo condômino e resolvido pelo síndico, o Livro de Ocorrências passa a ser um histórico das questões administrativas do condomínio.

14 – REALIZAR UMA ANÁLISE DA SITUAÇÃO FINANCEIRA, ADMINISTRATIVA, ESTRUTURAL ENTRE OUTRAS DO CONDOMÍNIO:

  • Um procedimento de transição é de fundamental importância para o sucesso da nova administração, o que inclui a reunião com o antigo síndico e seus conselheiros e, se houver, com a administradora para familiarizar-se com a situação e transferência de toda a documentação;
  • Ler atenciosamente a Convenção Condominial, o Regimento Interno e o Código Civil de 2002, Capítulo VII, que trata do Condomínio Edilício e as Atas de Assembléias já realizadas;
  • Analisar rigorosamente as finanças, saber quanto tem em caixa, o que está programado para o ano, checar os números, analisar balanços e contas a pagar, ou seja uma análise completa das finanças do condomínio.

http://condominioterranovamarilia.com.br/fui-eleito-sindico-e-agora-o-que-fazer/

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ito

Graduado em Administração de Empresas pela UCSal (Universidade Católica do Salvador), com Especialização em Marketing pela UNIFACS (Universidade Salvador) e Mestrado em Administração e Comércio Internacional pela UEX (Universidad Extremadura - Espanha). Docente na área de gestão, vendas e marketing na FBV – Faculdade Boa Viagem. Possui experiência na área de gestão e consultoria de mais de 20 anos. É um dos diretores da DSC Gestão.
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